O guia do WorkFlowy – Parte 1

No WorkFlowy não há pastas, diretórios, arquivos, nada; apenas um único documento, infinito, no qual você cria listas, sub-listas, listas dentro de listas; e a liberdade que isso nos dá para criar um sistema do nosso jeito é incrível!

Todoist, Taskade, Evernote, Notion, Trello, Remember-the-Milk, Monday, Google Keep, Onenote, To Do, Airtable, Bear, MeisterTask… o que não falta são aplicativos para te ajudar a ser mais "organizado" e "produtivo" — contam-se às centenas nas lojas de aplicativos, em todas as plataformas.

Agora, sinceramente, quanto tempo você perde testando um app atrás do outro, tentando ajustar seu modo de pensar à estrutura desses programas, até desistir e tentar o próximo? E, enquanto isso, controla seus projetos no Excel e escreve seus documentos no Word ou no Bloco de Notas.

Ah, mas a moda agora são as aplicações "no-code", como o Notion, que irá resolver todos seus problemas! Isso para quem tiver tempo e paciência para assistir horas de vídeos no youtube, só para começar a entender o que é Notion — eu desistí.

Mas então alguém comenta sobre o WorkFlowy, você fica intrigado, resolve ver do que se trata, no endereço https://workflowy.com:

Não é necessário um cadastro complexo, basta informar seu endereço de e-mail para receber o código de acesso; depois, dentro do WorkFlowy, é possível configurar o acesso normal via usuário & senha.

Esta é a primeira tela apresentada pelo WorkFlowy, para que o novo usuário aprenda a navegar pelo sistema; mas, acredite, não são mais que 15 segundos para começar a tirar proveito da aplicação:

O tutorial em Welcome to WorkFlowy! apresenta alguns conceitos para tirarmos mais proveito do mesmo, rapidamente (para uma versão em português acesse este link com uma tradução feita por mim).

😏 No WorkFlowy não há o conceito de abrir, fechar e salvar arquivos! O documento é único, salvo automaticamente e continuamente na cloud! Os aplicativos para desktop e mobile permitem o uso offline e as alterações serão sincronizadas quando houver conexão com a internet.

Clicando em "Home" (no canto superior esquerdo), voltamos para a página principal do WorkFlowy, no qual vemos nosso documento único e infinito:

As bolinhas ● (pontos) à esquerda indicam os "itens" do nosso documento; um item pode ser uma linha, um parágrafo inteiro, uma tarefa. Cada item pode conter infinitos sub-itens e cada item pode ser visualizado (zoom) individualmente. Na tela acima, utilizamos o + para incluir novos itens; se já estiver digitando um texto, um "Enter" ou "Return" irá criar um novo item abaixo (não há quebra de linhas dentro dos itens); por exemplo:

Ah sim, a barra à esquerda pode ser escondida, basta clicar na seta (←)no topo da mesma.

E qualquer item pode ser visualizado (zoom) em separado, clicando na bolinha à esquerda do mesmo. Uma sombra ao redor da bolinha indica que o item possui sub-items, que podem ser expandidos ou contraídos clicando nos triângulos (▶︎ ou ▼) à esquerda da bolinha (na versão web ou aplicativos para desktop).

Nosso documento já está ficando maior, com vários ítens novos e começando a usar as tags (palavras iniciadas por # ou @ ):

As tags (etiquetas) são uma ferramenta simples e muito poderosa ao mesmo tempo; ao clicar em uma tag, o WorkFlowy mostra todas os items que contém esta tag (atenção: se estiver em Home, todos os itens que possuem a tag serão mostrados; se estiver focando em um item, serão mostrados apenas os itens dentro dele que contém a tag); por exemplo, clicando na tag #medium:

Ao passar o cursor do mouse sobre uma bolinha, você verá 3 pontos que abrem um menu com novas funções, como apagar o item, completá-lo (como se fosse uma tarefa), compartilhamento e outras.

Para mover um item para outro lugar, ou mesmo para dentro de outro item, basta clicar na bolinha, segurar e arrastar para onde deseja.

A tecla Tab transforma um item em um sub-item do item anterior; Shift-Tab faz o inverso.

O WorkFlowy possui aplicativos para iOS, Android, Mac e Windows, com uma sincronização rápida e perfeita entre eles; a versão na web é bem mais interessante pois podemos usar extensões e bookmarklets tanto para mudar o visual do WorkFlowy quanto adicionar algumas novas funções (o que não é possível nos aplicativos). Na versão gratuita é possível criar 250 novos items por mês; a versão Pro (US$4.99/mês) não tem esse limite, faz backup diário no Dropbox e permite selecionar fontes e temas adicionais.

Abaixo apresento a minha tela principal (atual) no WorkFlowy. Como é muito fácil mover / reorganizar os items, estou sempre fazendo ajustes para deixar o WorkFlowy do meu jeito / gosto do momento, então daqui a alguns dias já poderá estar um pouquinho diferente.

Nesta imagem estou usando o WorkFlowy na web (Chrome no Mac) com extensões que permitem colocar um pano de fundo e destacar as tags para melhor visualização.

Nas 3 primeiras linhas eu inclui algo como um "índice" das minhas principais tags; clicando em uma delas, a mesma será pesquisada em todo o documento.

Uso o WorkFlowy também para gerenciar a minha empresa (PaperLux Design) e, para isso, criei a seguinte estrutura (vejam que é, mais, ou menos, um Kanban vertical):

O WorkFlowy tem uma infinidade de usos, não deixe se enganar por sua simplicidade; seja em sua vida pessoal ou sua vida profissional, você logo encontrará um ótimo uso e pensará "como eu não conhecia isto antes?"…

Recomendo que navegue pelas opções do menu "…" e pelas configurações do WorkFlowy (Settings no menu abaixo) para ajustá-lo melhor à sua forma de trabalhar.

Observação: Os links para o WorkFlowy neste post contém um código que me dará mais espaço (mais items) a cada novo usuário que se cadastrar com o mesmo.